Welche Projektmanagement-Software passt zu einem Team von drei bis zwanzig Personen? Sieben Fragen helfen bei der Auswahl. Zu jeder Frage steht, wie Kanbalino, Trello, monday, Asana und MeisterTask sie beantworten, mit Angaben von den Seiten der Anbieter.
Ein Ort für alle Projekte: Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten, Dateien und Absprachen. Für kleine Teams zählt dabei weniger die Zahl der Funktionen als die Frage, ob das Werkzeug im Alltag ohne Schulung benutzt wird.
Die bekannten Projektmanagement-Tools kommen aus großen Unternehmen und bringen viel mit: Portfolios, Sprints, Marktplätze mit hunderten Erweiterungen. Ein Handwerksbetrieb, eine Agentur mit fünf Leuten oder eine Hausverwaltung braucht davon wenig. Wichtiger ist, dass Kunden ohne Aufpreis mitarbeiten können, dass Kalender und Zeiterfassung im Preis stecken und dass die Kosten mit dem Team planbar bleiben.
Hier stehen fünf Werkzeuge nebeneinander, Kanbalino ist eines davon. Die Angaben zu Trello, monday, Asana und MeisterTask haben wir auf deren eigenen Seiten nachgelesen. Was die Großen besser können, steht weiter unten.
In kleinen Unternehmen arbeiten oft mehr Menschen an einem Projekt mit, als im Team sind: Kunden, Bauherren, Lieferanten, freie Mitarbeiter. Viele Werkzeuge rechnen jede dieser Personen als bezahlten Platz ab, sobald sie mehr tut als lesen. Fragen Sie deshalb zuerst, wie viele Externe mitarbeiten sollen und ob sie kommentieren oder Dateien hochladen dürfen.
| Werkzeug | Externe |
|---|---|
| Kanbalino | kostenlos in jedem Tarif, lesen und kommentieren |
| Trello | auf einem Board kostenlos, ab zwei Boards ein Platz |
| monday | Betrachter kostenlos, nur lesend; mitarbeitende Gäste ab Standard (3 frei, jeder weitere ein Platz), ab Pro unbegrenzt |
| Asana | unbegrenzt kostenlose Gäste ab Starter |
| MeisterTask | Leser kostenlos, nur lesend; Freigabe an Externe ab Pro, Gäste mit Kommentaren ab Business |
Das Kanban-Board zeigt, was gerade in Arbeit ist. Für Termine und Abhängigkeiten braucht es zusätzlich einen Kalender und eine Zeitleiste (Gantt). Bei manchen Projektmanagement-Tools sind diese Ansichten erst in teureren Tarifen enthalten. Prüfen Sie, ab welchem Tarif das Werkzeug die Ansichten hat, die Sie täglich nutzen.
| Werkzeug | Kalender und Zeitleiste | Abhängigkeiten zwischen Aufgaben |
|---|---|---|
| Kanbalino | in jedem Tarif, auch kostenlos | in jedem Tarif |
| Trello | ab Premium, 10 USD | nicht eingebaut; über Power-Ups |
| monday | ab Standard, 12 € | ab Pro, 19 € |
| Asana | Kalender kostenlos, Zeitleiste ab Starter, 10,99 € | ab Starter, 10,99 € |
| MeisterTask | Zeitleiste ab Business, 24 €; Kalender über Abgleich mit Kalender-Apps | in jedem Tarif |
Wer nach Aufwand abrechnet, braucht die Zeit dort, wo die Arbeit steht. Eine eingebaute Zeiterfassung spart ein zweites Programm und das Übertragen von Hand. Achten Sie darauf, ob sie eingebaut ist oder nur über die Erweiterung eines anderen Anbieters kommt, die meist extra kostet.
| Werkzeug | Zeiterfassung |
|---|---|
| Kanbalino | eingebaut, in jedem Tarif |
| Trello | nicht eingebaut; über Power-Ups anderer Anbieter |
| monday | ab Pro, 19 € |
| Asana | eingebaut ab Advanced, 24,99 €; ab Starter als Add-on „Zeiterfassung und Budgets“ |
| MeisterTask | eingebaut, in jedem Tarif |
Für viele Betriebe in Deutschland ist der Speicherort ein Auswahlkriterium, etwa weil Kunden danach fragen. Die Anbieter unterscheiden sich hier deutlich: vom eigenen Server in Deutschland bis zu Rechenzentren in den USA ohne Wahl.
| Werkzeug | Speicherort der Daten |
|---|---|
| Kanbalino | eigener Server in Nürnberg |
| Trello | Rechenzentren in den USA, nicht wählbar |
| monday | EU-Region in Deutschland für Standard, Pro und Enterprise; Anmelde- und Nutzungsdaten in den USA |
| Asana | EU (Frankfurt) nur in Enterprise gegen Aufpreis |
| MeisterTask | Rechenzentrum in Frankfurt |
Der Preis je Person sagt wenig, solange nicht klar ist, welcher Tarif die gebrauchten Funktionen enthält. Rechnen Sie mit der Zahl der Personen, die tatsächlich einen Platz brauchen, und mit dem günstigsten Tarif, der alles enthält. Achten Sie auch darauf, ob Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer angegeben sind und in welcher Währung abgerechnet wird.
| Werkzeug | Kostenlos | Bezahlt ab, je Person und Monat |
|---|---|---|
| Kanbalino | 5 Team-Plätze, 3 Boards, Externe unbegrenzt | 4,95 € inkl. MwSt. (4,16 € netto) |
| Trello | 10 Mitarbeitende einschließlich Gästen, 10 Boards | Standard 5 USD zzgl. Steuern |
| monday | 2 Benutzer, 3 Boards | Basic 9 € zzgl. Steuern, feste Teamgrößen ab 3 |
| Asana | 2 Personen (Personal) | Starter 10,99 €, Umsatzsteuer kommt je nach Land hinzu |
| MeisterTask | 3 Projekte | Pro 13,50 € zzgl. MwSt. |
Kleine Unternehmen trennen selten zwischen Projekt, Vertrieb und Kundendienst. Wenn Angebote, Kontakte und Anfragen von Kunden im selben Werkzeug landen, entfällt der Abgleich zwischen mehreren Programmen. Manche Anbieter lösen das mit eigenen Produkten, die einzeln bezahlt werden.
| Werkzeug | Vertrieb (CRM) | Anfragen von Kunden per Formular und E-Mail |
|---|---|---|
| Kanbalino | Erweiterung, im kostenlosen Tarif enthalten, mit Premium 2,50 € | mit Nummer und Statusseite, mit Premium ohne Aufpreis |
| Trello | Board als CRM einrichtbar; CRM-Funktionen über Power-Ups | Formulare über Power-Ups anderer Anbieter |
| monday | eigenes Produkt monday CRM, ab 12 € je Benutzer | Formulare in jedem Tarif; Ticketeingang per E-Mail im eigenen Produkt monday service, ab 31 € |
| Asana | Pipeline als Projekt aus Vorlage; Zusatzprodukt Asana Client Management | Formulare ab Starter; E-Mails von Absendern ohne Konto ab Enterprise |
| MeisterTask | Vorlage „Kund:innen-Tracker“; fremde CRM über Zapier | Formulare über Paperform oder Zapier; Aufgaben per E-Mail in jedem Tarif |
Zum Schluss die praktischen Fragen: Lässt sich per Lastschrift oder auf Rechnung zahlen, und gibt es Apps für das Smartphone?
| Werkzeug | Zahlung | Apps |
|---|---|---|
| Kanbalino | Karte oder SEPA-Lastschrift, Rechnung auf Anfrage | iOS und Android folgen; bis dahin im Browser, auf den Startbildschirm ablegbar |
| Trello | Kreditkarte | iOS, Android, Desktop |
| monday | Kreditkarte oder PayPal; Rechnung nur Enterprise | iOS und Android |
| Asana | Kreditkarte oder PayPal; Rechnung für Jahresverträge ab 20 Mitgliedern | iOS und Android |
| MeisterTask | Kreditkarte oder PayPal; Rechnung nur Enterprise | Mobile und Desktop |
Wählen Sie ein Werkzeug und was Sie brauchen. Der Rechner nimmt den günstigsten Tarif, der das enthält.
Kosten im Jahr, netto
Was Kanbalino ohne Aufpreis mitbringt, im gewählten Tarif des anderen Werkzeugs aber fehlt:
Geprüft am 16. Oktober 2026. Alle Angaben zu Trello, monday, Asana und MeisterTask stammen von den Websites, Hilfeseiten und Foren der Anbieter. Der Rechner und die Tabellen nennen Preise je Person und Monat bei Zahlung für ein Jahr. Dollarpreise sind mit dem Referenzkurs der EZB vom 15. Oktober 2026 umgerechnet (1 € = 1,1208 USD). Die fünf Werkzeuge können nicht alle dasselbe.
Brauchen Sie davon etwas so dringend, dass es mehr kostet als 4,95 € je Platz bei Kanbalino?
Ein Programm, in dem ein Team Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten, Dateien und Absprachen zu seinen Projekten an einem Ort hat. Die meisten Werkzeuge laufen im Browser und zeigen dieselben Aufgaben in mehreren Ansichten, etwa als Kanban-Board, Liste, Kalender oder Zeitleiste.
Alle fünf Werkzeuge auf dieser Seite haben einen kostenlosen Tarif, mit unterschiedlichen Grenzen: Kanbalino 5 Team-Plätze und 3 Boards, Externe unbegrenzt; Trello 10 Mitarbeitende einschließlich Gästen und 10 Boards; monday 2 Benutzer und 3 Boards; Asana 2 Personen; MeisterTask 3 Projekte.
Das Kanban-Board eignet sich für laufende Arbeit mit vielen kleinen Aufgaben, die Zeitleiste für Projekte mit festen Terminen und Abhängigkeiten. In Kanbalino sind beides Ansichten derselben Karten, Sie müssen sich also nicht entscheiden.
Das hängt vom Werkzeug ab. Bei Kanbalino nur das eigene Team, Kunden und andere Externe arbeiten in jedem Tarif kostenlos mit. Wie die anderen Anbieter Externe zählen, steht oben in der ersten Frage.
Die Preise wurden am 16. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft, die Funktionen am 4. Oktober 2026. Anbieter ändern Tarife regelmäßig, maßgeblich sind deren eigene Seiten. Die Quellen stehen unter der Gegenüberstellung auf der Seite Kanban-Tools im Vergleich.
Die vollständige Gegenüberstellung mit Quellen, der Vergleich mit Trello und die Funktionen von Kanbalino im Einzelnen.
Erstes Projekt anlegen, Team und Kunden dazuholen und sehen, ob es passt. Der kostenlose Tarif läuft nicht ab und braucht kein Zahlungsmittel.
